Corregir una reserva sin cancelarla
Cambiá la fecha, el horario, los tiquetes, los pasajeros, el cliente o la embarcación de una reserva ya creada, sin perder su número ni sus datos.
Una reserva se carga mal más seguido de lo que uno quisiera: el horario equivocado, una persona de más, el cliente que no era. Hasta ahora la única salida era cancelarla y crear otra, y eso hacía perder el número OT-, los nombres de los pasajeros y sus datos personalizados. Ahora se corrige en su lugar.
Qué vas a lograr
Vas a cambiar, sobre una reserva ya creada: la fecha, el horario, los tiquetes y sus cantidades, los nombres y datos de cada pasajero, el cliente y la embarcación o el guía. La reserva conserva su número, sus pagos y su historial.
Antes de empezar
- La edición tiene que estar encendida en Ajustes → Reservas y pagos → Editar reservas. Es un solo interruptor y viene apagado.
- Necesitás rol de propietario, administrador o staff. El portal de revendedores no edita reservas.
- Si tu organización trabaja con varias marcas y a vos te asignaron solo algunas, únicamente vas a poder editar las reservas de esas marcas.
Paso a paso
- Abrí la reserva desde Reservas.
- Tocá los tres puntos arriba a la derecha (Gestionar reserva) y después Editar en la tarjeta Editar reserva.
- Se abre el mismo asistente con el que se crean las reservas, ya cargado con todo lo que tenía. Movete por los pasos y corregí lo que haga falta.
- Tocá Guardar cambios. Volvés al detalle de la reserva.
Orientarte en el detalle
Los datos breves se acomodan en dos columnas; el total y su desglose están al final de la ficha principal. En esta salida y Pasajeros ocupan filas de ancho completo. Pago, Historial de cambios y las acciones de estado siguen fuera de Gestionar reserva. Los tres puntos del encabezado abren ese panel justo debajo, con la edición, los recursos y la nota interna. Cerrarlo con la X o los mismos tres puntos no guarda ni descarta lo que estés escribiendo. Usá Guardar recursos o Guardar nota cuando corresponda.
Si tu organización recolecta datos de pasajeros, tocá Ver detalle en su tarjeta para abrir la lista y Ocultar para plegarla. La cantidad, el aviso de datos faltantes y el total siguen visibles. Al cerrar y volver a abrir conservás el borrador de un nombre que estabas completando. Si la recolección está apagada, no aparece el bloque de datos de pasajeros; el total se mantiene.
Qué se puede cambiar y qué no
| Se cambia | No se cambia |
|---|---|
| Fecha | El tour: para eso hay que cancelar y crear de nuevo |
| Horario (la salida del catálogo) | El número OT- |
| Tiquetes y cantidades | Los pagos ya registrados |
| Nombres y datos de cada pasajero | |
| Cliente | |
| Embarcación y guía |
El tour no se cambia porque los campos personalizados que pedís por pasajero son de cada tour, y porque la marca de la reserva puede depender del tour: moverla podría dejarla fuera de tu alcance. Si te equivocaste de tour, cancelá y creá la reserva de nuevo.
Reservas confirmadas y completadas
Una reserva confirmada o completada también se edita: es a propósito, para que puedas corregir sin deshacer nada. El sistema revisa los cupos igual, y si movés una reserva completada a una fecha futura vuelve a controlar que haya lugar.
Las reservas canceladas y reembolsadas no se editan. Si necesitás recuperar una cancelada, usá Volver a confirmada o Volver a pendiente de pago en el detalle y después editala.
Si la reserva ya tiene plata cobrada
El total puede subir sin problema: si eran 2 personas y ahora son 4, se cobra la diferencia como siempre.
Lo que no se puede es dejar el total por debajo de lo que ya cobraste, porque la reserva quedaría con saldo negativo. Si de verdad hay que bajarlo, registrá primero el reembolso y después editá.
El enlace de pago que ya le mandaste al cliente sigue funcionando y cobra el importe nuevo: el monto se calcula en el momento de pagar, no cuando se generó el enlace.
Cuando cambiás de horario
Cada horario tiene sus propios tiquetes, y no siempre son los mismos. Al mover la reserva, Tours Tico traslada las cantidades emparejando los tiquetes por nombre: «Adulto» va a «Adulto», «Niño» a «Niño».
Si el horario nuevo no vende alguno de los tiquetes que tenía la reserva, vas a ver un aviso ámbar en el paso de tiquetes con el nombre exacto:
Este horario ya no vende el tiquete «Niño». Esas personas NO se van a guardar: revisá las cantidades antes de continuar.
Ese aviso también aparece si el tiquete que tenía la reserva se desactivó después de crearla. En los dos casos, revisá las cantidades antes de guardar: el sistema no adivina.
Qué pasa después de guardar
- La reserva queda con los datos nuevos y su número intacto.
- Google Calendar se actualiza solo. Si cambió la embarcación, el evento se mueve al calendario que corresponde.
- Si tenés una automatización de reserva modificada, se dispara con el detalle del cambio. Ver Avisar al equipo cuando cambia una reserva.
- Los propietarios y administradores pueden ver quién cambió qué en la tarjeta Historial de cambios, en el detalle de la reserva.
Problemas frecuentes
- No veo el botón «Editar». Revisá que la edición esté encendida en Ajustes, que tu rol no sea revendedor y que la reserva no esté cancelada ni reembolsada. Una salida a la medida tampoco muestra ese botón: tiene el suyo, Editar salida (guía).
- «No hay cupos suficientes para esa salida». El horario al que la querés mover está lleno. Podés continuar igual marcando la casilla de sobreventa, como cuando creás una reserva.
- «La embarcación no tiene lugar en esa franja». Otra salida está usando ese bote a esa hora, aunque sea de otro tour. Elegí otra embarcación u otro horario, o continuá a conciencia.
- «El total nuevo queda por debajo de lo ya cobrado». Registrá el reembolso primero.
- Perdí de vista los datos de un pasajero. Los nombres y campos personalizados viajan con la reserva; si desaparecieron, es porque su tiquete ya no se vende en ese horario y el aviso ámbar te lo dijo antes de guardar.