Saber si una reserva va sola, comparte el bote o tiene un conflicto

Entra una llamada preguntando por una reserva y la duda es siempre la misma: ¿este cliente va solo en el bote o lo comparte con otros? El dato estaba en el calendario y en el manifiesto, pero a tres pantallas de distancia — justo cuando menos tiempo tenés.

Con esta opción prendida, la reserva lo dice en su propia pantalla.

Qué vas a lograr

Abrir una reserva y ver de una: si la salida es privada (el cliente se lleva el bote entero) o compartida, cuántas reservas más van a bordo, cuánto espacio queda y si una embarcación o guía está asignada a otra salida que se pisa en el reloj. Desde ahí podés abrir la salida o el día completo del calendario.

Cómo se prende

Ajustes → Reservas → «Privadas y compartidas». Viene apagada: si vendés solo tours privados, la marca aparecería en todas tus reservas sin decirte nada nuevo. Prendela si mezclás los dos modos.

Qué aparece en la reserva

Arriba, junto al estado, una etiqueta:

• Privada, en violeta. La salida se lleva el recurso entero para ese cliente.
• Compartida, en gris. Va con otros clientes.

Y debajo de los datos, un bloque con la ocupación:

• Cuántas reservas más van en la misma salida («Va acompañada de otras 3 reservas»).
• Cuántas personas van a bordo sobre la capacidad, con una barra que se pone ámbar cuando la salida se llena y roja cuando ya no queda lugar.
• «Ver la salida completa», que abre la misma vista del calendario con todas las reservas de esa salida, sus pasajeros y los recursos asignados.
• «Ver día completo», dentro de esa hoja, que abre el calendario en la fecha de la reserva para comparar todas las salidas del día.

En la lista de reservas se marca la privada y también aparece «Conflicto de horario» en rojo cuando una embarcación o guía está en dos salidas operativas que se pisan. No se muestra cuántos clientes comparten desde la lista: ese número te lo da la reserva abierta.

Qué significa «Conflicto de horario»

Es una advertencia para que el equipo revise la planificación. Nombra el recurso repetido y aparece en la lista de Reservas, el bloque En esta salida de la reserva y la salida completa.

Si tu organización tiene apagada la opción Privadas y compartidas, la ficha no crea ese bloque completo: cuando hay un conflicto real muestra únicamente una advertencia roja compacta. No repite ahí los avisos de pago o pasajeros que ya viste en la lista.

Una reserva cancelada, reembolsada, en borrador o marcada como no-show no ocupa el recurso para este cálculo. Puede seguir apareciendo en el día como historial, pero por sí sola no debe poner otra salida en rojo. Si el aviso continúa, abrí Ver la salida completa → Ver día completo y buscá otra salida operativa que use el recurso durante la misma franja.

Al crear o editar una salida a la medida, el formulario hace esta revisión con la hora y la duración que escribiste, aunque ese horario no exista en el catálogo. Si la salida es privada y el bote ya tiene otra salida en esa franja, exige confirmar la sobreventa consciente aunque queden asientos, porque una privada necesita el recurso completo. Una organización configurada para bloquear conflictos no permite continuar encima del cruce.

Quién decide si es privada

La salida, no la reserva. Una salida es privada cuando su grupo de precio está marcado así en el tour, que es lo mismo que hace que el sistema le reserve el bote entero. Por eso no hay forma de marcar una reserva a mano: si se pudiera, la etiqueta podría terminar diciendo lo contrario de lo que el sistema hace al vender.

Si querés cambiarlo, se cambia en el tour: Tours → abrí el tour → el grupo de precio → «Salida privada». Ver también Ver cuántos espacios quedan en el calendario.

Cuándo no aparece el bloque

Está pensado para no decirte números que no significan nada:

• La reserva está cancelada, reembolsada o marcada como no-show. No va a bordo, así que no comparte el bote con nadie y el bloque no se muestra.
• Es compartida, todavía va sola y no hay conflicto. Te lo dice («Por ahora no hay nadie más en esta salida») y no ofrece el atajo, porque abriría una lista con esa única reserva. Si existe un conflicto, sí conserva el aviso y el acceso para investigarlo.
• La salida no tiene capacidad definida, o es privada. Se muestra la etiqueta, pero no la barra: sin un tope contra el cual restar, un número de lugares libres sería inventado.

Cosas para tener en cuenta

• Las canceladas no cuentan como compañeras. Si tres reservas de la salida se cancelaron, no suman: el número es de quienes efectivamente van.
• Las canceladas tampoco provocan conflictos. Se conservan como historial, pero su embarcación o guía queda fuera del cálculo operativo.
• Es una ayuda para decidir rápido, no la palabra final. La cuenta de si una venta entra la hace el sistema al reservar, que además mira el cupo del bote y su franja horaria.
• Cada quien ve lo que le toca. El bloque cuenta sobre las reservas que tu usuario tiene permitido ver; un rol con acceso limitado puede ver un número menor.

Problemas frecuentes

• Prendí la opción y no veo nada en la reserva. Fijate el estado: en una cancelada o reembolsada el bloque no aparece a propósito. Si la opción está apagada, solo verás una advertencia compacta cuando exista un conflicto real.
• Dice «Compartida» pero yo la vendí como privada. La etiqueta sale del grupo de precio de la salida. Revisá que ese grupo tenga marcada «Salida privada» en el tour; sin la marca, el sistema la vende compartida aunque el precio sea de tour privado.
• El número de personas no cuadra con el manifiesto. El manifiesto lista pasajeros; acá se cuentan lugares ocupados, que pueden diferir si tenés tiquetes que no ocupan cupo (por ejemplo infantes).
• La lista dice «Conflicto de horario». Si aparece Ver la salida completa, abrilo y luego tocá Ver día completo. Si tu organización tiene esa función apagada, la ficha conserva el aviso compacto; abrí directamente el calendario del día para comparar las salidas operativas que nombran la misma embarcación o guía. Una cancelada visible en el historial no es la causa.
• Toqué «Ver la salida completa» y aparece vacía. Pasa si la salida quedó sin reservas mientras mirabas (alguien canceló la última). Cerrá y volvé a abrir la reserva.